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Referenz · Herr von Schwaben

Ein Auftrag läuft durch.
Ohne dass ihn jemand abtippt.

Herr von Schwaben betreibt Eventgastronomie und Catering in der Region Ulm. Wir haben ein System gebaut, das einen einzigen Auftrag von der ersten Online-Anfrage bis zur gebuchten Rechnung durchreicht und danach wieder von vorn beginnt.

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Wie es angefangen hat

Das vergessene Gericht.

Ein Gast hatte sich ein Gericht gewünscht, das nicht auf der Karte steht. Es war besprochen. Es stand im Auftrag. Es war zubereitet und lag im Lager.

Beim Beladen hat es niemand mitgenommen.

Niemand hatte geschlampt. Die Information war da, nur an einer anderen Stelle als der Mensch, der den Truck belädt.

Das ist der Moment, in dem die meisten Betriebe sagen: Wir müssen besser aufpassen. Wir haben stattdessen eine Packliste gebaut, die sich aus dem Auftrag selbst erzeugt. Und danach fünf weitere Werkzeuge, jedes davon die Antwort auf etwas, das vorher schiefgegangen ist.

Ausgangslage

Vorher lief vieles nebeneinander her.

Wie in den meisten Betrieben: jedes Werkzeug für sich, und dazwischen Handarbeit. Drei Stellen haben besonders wehgetan.

  • Verstreut

    Dienstpläne im Aushang, Bestellungen auf Notizzetteln, die Abrechnung im Heft.

  • Doppelt

    Dieselben Zahlen mehrfach eintippen: von der Planung in die Bestellung, von dort in die Abrechnung. Jede Übertragung eine Fehlerquelle.

  • Unklar

    Personal, Bestand und Kasse lagen nirgends zusammen. Wer den Stand wissen wollte, musste an drei Stellen nachschauen.

Zusammengerechnet: acht bis zehn Stunden pro Woche, die niemandem etwas verkauft haben.

Der Durchlauf

Ein Auftrag, sechs Stationen
und zurück auf Anfang.

Jede Station reicht an die nächste weiter, was sie schon weiß. Nichts wird ein zweites Mal eingegeben.

  1. Catering Labor

    Station 1: Anfrage

    Der Kunde füllt das Anfrageformular aus, das Angebot steht eine Sekunde später.

    • Der Kunde stellt sein Catering im Anfrageformular selbst zusammen: Foodtruck oder Buffet, Pakete, Gästezahl. Das Formular liegt direkt auf der Homepage.
    • Die Anfrage kommt per E-Mail herein und wird ins Catering Labor geladen.
    • Das Angebot ist in einer Sekunde fertig. Fahrtzeit und Anfahrt sind per Karte berechnet und schon eingepreist.
    • Gegenprüfen, versenden. Danach liegt das Angebot beim Kunden und im Angebot-Center.
    Catering LaborAnfrage AG-233
    Foodtruck · 100 GästeUlm
    Paket „Klassisch“1,5 Port.
    Fahrtzeit hin und zurück1 Stunde
    Angebot2.985,00 €
    Warum es das gibt

    Wir haben Aufträge verloren, ohne dass ein Mitbewerber besser war. Die Anfrage kam mitten ins Tagesgeschäft, das Angebot schrieb man zwei Tage später. Da hatte der Kunde längst bei jemandem zugesagt, der schneller war.

  2. Angebot-Center

    Station 2: Angebot

    Alle Anfragen an einem Ort: Angebot, Freigabe, Übergabe.

    • Jede Anfrage landet automatisch im Center: offen, angenommen, archiviert.
    • Angebote ansehen, bearbeiten, per E-Mail senden oder an einen anderen Standort übergeben.
    • Nach sieben und nach vierzehn Tagen fasst das Center von selbst nach.
    • Zwei Wochen vor der Veranstaltung erinnert es den Auftraggeber, die Mengen gegen die tatsächliche Gästezahl zu prüfen.
    • Einen Tag vorher geht eine kurze Nachricht raus: Morgen ist es soweit, wir freuen uns.
    • Aus dem angenommenen Angebot entsteht die Auftragsbestätigung. Alle Bestätigungen verwaltet das Center in einem Kalender.
    • Termine und Auslastung auf einen Blick. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.
    Angebot-CenterOffen · 10
    Firmenfeier · AG-2332.985 €
    Gemeindefest · AG-2313.135 €
    Sommerfest · AG-230offen
    Warum es das gibt

    Nachfassen ist das Erste, was liegen bleibt. Und die Nachricht am Tag davor ist der Moment, in dem ein Auftraggeber aufhört, sich Sorgen zu machen, ob das Catering wirklich kommt.

  3. Schichtplanung

    Station 3: Planung

    Dienstpläne, Caterings und Lohn: das ganze Team in einer App.

    • Dienstpläne erstellen, und das Team sieht seine Schichten am Handy.
    • Offene Caterings, die Mitarbeiter selbst übernehmen können.
    • Automatische Stunden- und Lohn-Auswertung pro Mitarbeiter.
    • Urlaube und Verfügbarkeiten an einem Ort: hinterlegt, nicht vereinbart.
    DienstplanKW 27
    Vorbereitungsküche13:00–15:00
    Foodtruck14:30–22:00
    Reinigung22:00–23:00
    Warum es das gibt

    Eine Mitarbeiterin hatte ihren Urlaub um eine Woche verlängert. Besprochen, abgesegnet. Nur stand es nirgends. Am Morgen der Veranstaltung haben wir Ersatz gesucht, während der Truck beladen wurde.

  4. Bestell- & Cateringlogistik

    Station 4: Bestellung

    Lager, Lieferanten und Caterings, alles an einem Ort.

    • Lagerbestände immer aktuell, nichts geht mehr vergessen.
    • Bestelllisten je Lieferant auf Knopfdruck.
    • Cateringplanung mit Gästezahl, Artikeln und Mengen. Sicherheitspuffer ja, Übermengen nein.
    • „Bestellt“-Status, den das ganze Team sieht.
    Bestellliste12 Artikel
    MaultaschenBestellt
    FleischküchleBestellt
    BratwurstOffen
    Warum es das gibt

    Vor dem Betriebsurlaub lag das Lager voll, weil bestellt wurde wie immer. Nach dem Urlaub war ein großer Teil davon Müll. Verwurf zahlt man zweimal: im Einkauf und in der Entsorgung.

  5. Packliste

    Station 5: Umsetzung

    Der Tag, um den es überhaupt geht. Alles davor läuft darauf zu, dass an diesem Tag nichts fehlt.

    • Die Packliste sagt, was mitmuss. Abgehakt wird beim Einladen, nicht aus dem Gedächtnis.
    • Sie entsteht aus dem Auftrag: Gästezahl, Artikel und Mengen sind schon bekannt.
    • Sonderwünsche stehen darauf wie jeder andere Posten.
    PacklisteAG-233 · Beladen
    Maultaschen · 120 Port.geladen
    Spätzle · 100 Port.geladen
    Sonderwunsch Gastgeladen
    Warum es das gibt

    Das vergessene Gericht. Diese Station ist die Antwort darauf, und der Grund, warum es die anderen fünf überhaupt gibt.

  6. Inventur

    Station 6: Abrechnung

    Aus dem Auftrag wird die Rechnung und aus der Zahlung die fertige Buchhaltung.

    • Nach dem Catering wird der Auftrag auf den tatsächlichen Aufwand angepasst.
    • Der fertige Auftrag geht per Schnittstelle an Lexoffice.
    • Dort entsteht die Rechnung, ohne Abtippen und ohne zweites System.
    • Ist bezahlt, wird die Zahlung der Buchung zugewiesen. Damit ist die Buchhaltung fertig.
    Auftrag AG-233Abgerechnet
    Angebot2.985,00 €
    Nach Aufwand3.120,00 €
    Rechnung3.120,00 €
    Warum es das gibt

    Der unangenehmste Anruf ist der, in dem der Kunde nach seiner Rechnung fragt. Nicht weil Geld fehlt, sondern weil man drei Wochen später nicht dazu gekommen ist. Für den Kunden sieht das nicht nach viel zu tun aus, sondern nach Schlamperei.

Und dann von vorn. Die nächste Anfrage startet wieder bei Station 01, im selben System, mit denselben Daten. Das ist der geschlossene Kreis.

Über die Betriebsgrenze hinaus

Zwei Stellen, an denen
das System nach außen greift.

Ein geschlossener Ablauf hilft wenig, wenn an den Rändern wieder abgetippt wird. Deshalb hängen beide Enden an Schnittstellen.

  • Am Anfang: die Karte

    Das Catering Labor berechnet Fahrtzeit und Anfahrt automatisch per Karte und rechnet sie ins Angebot ein. Niemand schätzt mehr die Entfernung.

  • Am Ende: Lexoffice

    Der abgerechnete Auftrag geht per Schnittstelle nach Lexoffice. Dort entsteht die Rechnung, und nach dem Zahlungseingang wird die Buchung zugewiesen. Ein zweites System muss niemand pflegen.

Das Ergebnis

Ein System.
Statt sechs Insellösungen.

8 bis 10 Std.Backoffice pro Woche, vorher
1 Std.Backoffice pro Woche, heute
rund 375 Std.im Jahr, die zurück ins Geschäft gehen
  • 01

    Alles greift ineinander

    Was eine Station weiß, weiß die nächste auch. Keine Übertragung, keine Übertragungsfehler.

  • 02

    Angebote am selben Tag

    Die Bestellliste entsteht auf Knopfdruck, die Rechnung aus dem Auftrag. Kein Kunde muss mehr nachfragen, wo sie bleibt.

  • 03

    Immer aktuell und sicher

    Alle arbeiten auf demselben Stand. Updates kommen automatisch, Daten liegen auf Servern in der EU.

  • 04

    Ein Ansprechpartner

    Gebaut, betreut und weiterentwickelt aus der Region Ulm, von einer Person und nicht von einer Hotline.

Florian Hanke, Gründer von Nuvario
Wer dahinter steckt

Sie reden mit dem, der es baut.

Ich bin Florian Hanke. Nuvario ist kein Agenturapparat mit einer Projektmanager-Ebene dazwischen. Wer hier anruft, spricht mit demjenigen, der die Software auch schreibt.

Ich führe daneben selbst einen Betrieb. Deshalb kenne ich die Seite des Auftraggebers aus eigener Erfahrung: Personalplanung, Angebote, Bestände, Abrechnung. Die erste Software, die hier entstanden ist, habe ich für mich selbst gebaut, weil mich das Papierchaos Stunden pro Woche gekostet hat.

Damit es klar ist: Herr von Schwaben gehört zum selben Haus wie Nuvario. Wir verstecken das nicht: Wir haben zuerst für uns selbst gebaut, weil wir die Folgen jeder Fehlentscheidung selbst tragen. Was hier steht, ist kein Konzept. Es läuft im Tagesgeschäft.

Für Ihr Unternehmen

Das bauen wir auch für Sie.

Der Ablauf ist überall ein anderer, das Prinzip nicht. Wenn bei Ihnen dieselben Zahlen mehrfach eingetippt werden, ist das der Ansatzpunkt.

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