Buchungssoftware auswählen: acht Fragen

Ein Squashcourt gehört für die gebuchte Zeit einem. Eine Boulderfläche teilen sich zwanzig Leute. Bei Minigolf zählt nicht die Belegung, sondern der Startzeitpunkt. Das sind drei verschiedene Rechenarten, und viele Systeme können nur die erste.

Fragen Sie nach einer geteilten Fläche mit Personenzahl und Preis je Person. Kommt als Antwort „das bilden wir über mehrere Plätze ab", heißt das: Es geht nicht wirklich, und Sie pflegen von Hand nach.

Am Abend klicken mehrere gleichzeitig auf dieselbe freie Stunde. Wird das nicht sauber entschieden, stehen zwei Parteien vor demselben Platz, und Sie schlichten.

Lassen Sie sich erklären, wo die Entscheidung fällt. „Wir prüfen vor dem Speichern, ob noch frei ist" ist die falsche Antwort: Zwischen Prüfen und Speichern liegt genau die Lücke. Richtig ist, dass die Datenbank es entscheidet.

Jede Hürde vor der Buchung kostet Buchungen. Besonders bei Laufkundschaft und bei Leuten, die eine Sportart gerade erst ausprobieren.

Öffnen Sie die Buchungsseite des Anbieters in einem privaten Fenster und versuchen Sie, als Fremder zu buchen. Wenn Sie dabei auf eine Anmeldung stoßen, weiß Ihr Gast das auch.

Pauschale, Preis je Buchung, Prozent vom Umsatz: Alle drei klingen erst einmal harmlos. Bei tausend Buchungen im Monat liegen sie weit auseinander.

Rechnen Sie mit Ihren echten Zahlen nach, nicht mit dem Beispiel im Angebot. Und fragen Sie ausdrücklich nach den Zahlungsgebühren: Manche Anbieter nennen nur ihre eigene Marge und verschweigen, was der Zahlungsdienstleister zusätzlich nimmt.

Buchung ist der sichtbare Teil. Daneben stehen Dienstplan, Stempeluhr, Kassenabrechnung und Rechnungen. Wer das in drei Programmen führt, pflegt dieselben Leute und dieselben Zahlen dreimal.

Listen Sie auf, was Sie heute außerhalb der Buchung erledigen, und fragen Sie zu jedem Punkt einzeln. „Über eine Schnittstelle" bedeutet meist: ein zweites Abo und ein zweiter Ansprechpartner, wenn etwas klemmt.

In Ihrem System stehen Namen, Kontaktdaten und Zahlungsvorgänge Ihrer Gäste. Sie sind dafür verantwortlich, auch wenn ein Anbieter sie verarbeitet.

Verlangen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine konkrete Antwort auf die Frage, in welchem Land die Daten liegen. „Europäische Server" ohne Region ist keine Antwort.

Der Ausstieg wird beim Einstieg selten besprochen und ist dann teuer. Zwei Dinge zählen: die Vertragslaufzeit und die Frage, ob Sie Ihre Daten mitnehmen können.

Fragen Sie nach der Mindestlaufzeit und danach, in welcher Form Sie Buchungen, Kunden- und Umsatzdaten herausbekommen. Eine Zusage „auf Anfrage" sollten Sie sich schriftlich geben lassen.

Das sind zwei verschiedene Produkte. Die einen bringen ein Netzwerk von Spielern mit, die sich gegenseitig zu Partien verabreden. Die anderen verwalten Ihren Betrieb. Beides zugleich macht kaum jemand gut.

Klären Sie zuerst, woran es bei Ihnen hakt. Fehlen Ihnen Spieler, hilft ein Netzwerk mehr als ein Belegungsplan. Ist die Halle voll und die Verwaltung das Problem, ist es umgekehrt.